Efficiëntie in de zorg is een steeds belangrijker thema, zeker nu de druk op personeel en middelen toeneemt. Ziekenhuizen streven ernaar om wachttijden te verkorten, processen soepeler te laten verlopen en de werkdruk van zorgpersoneel beheersbaar te houden. In het ETZ TweeSteden ziekenhuis speelde een concreet probleem: structurele uitloop op de planning en een hoog aantal overwerkuren op de afdeling Endoscopie MDL.
Door een Lean-gedreven procesoptimalisatie werd de oorzaak van deze problemen inzichtelijk gemaakt en werden gerichte verbetermaatregelen doorgevoerd. Dit resulteerde in een efficiëntere workflow, minder verspilling en een verbeterde planningsbetrouwbaarheid.
De uitdaging: uitloop op de planning en verspilling in het proces
Op de afdeling Endoscopie worden dagelijks tientallen onderzoeken uitgevoerd, zoals gastroscopieën en coloscopieën. Ondanks een strakke planning liep het rooster regelmatig uit, wat resulteerde in:
✔️ Overwerk voor verpleegkundigen: Onverwachte uitloop zorgde voor extra werkdruk en hogere kosten.
✔️ Langere wachttijden voor patiënten: Vertragingen in de ochtend hadden een domino-effect op de rest van de dag.
✔️ Inefficiënt ingerichte onderzoekskamers: Materialen waren niet op vaste plekken opgeslagen, wat leidde tot tijdverlies door onnodig zoeken en verplaatsen.
✔️ Geen eenduidige startprocedures: Onvoldoende afstemming over begintijden leidde tot een trage opstart van de dag.
Door deze knelpunten systematisch te analyseren, werd duidelijk dat er veel verspillingen (zoals wachten, onnodige beweging en gebrek aan standaardisatie) in het proces zaten die met Lean verbeterd konden worden.
De oplossing: Lean-methoden voor een efficiëntere endoscopie-afdeling
Lean richt zich op het elimineren van verspilling en het creëren van een gestroomlijnd proces. In dit project werd Lean toegepast in drie stappen:
1. Analyse van verspilling en knelpunten
Om de oorzaken van de uitloop op de planning in kaart te brengen, werd een Value Stream Mapping (VSM) uitgevoerd. Hiermee werd het gehele proces inzichtelijk gemaakt en werd gemeten waar de meeste wachttijd en inefficiëntie ontstond.
De belangrijkste bevindingen:
✔️ Te lange omsteltijden tussen onderzoeken door een onhandige kamerindeling.
✔️ Onnodige bewegingen van verpleegkundigen door een inefficiënt georganiseerde werkplek.
✔️ Geen duidelijke standaard voor begintijden, waardoor de dag vaak te laat startte.
✔️ Niet goed afgestemde planningsparameters, waardoor ingeschatte behandeltijden vaak niet klopten.
Door deze problemen concreet te benoemen, werd een solide basis gelegd voor gerichte verbetermaatregelen.
2. Implementatie van Lean-verbeteringen
Op basis van de analyse werden diverse Lean-oplossingen geïmplementeerd:
✔️ Eenduidige afspraken over begintijden: Een visuele tijdlijn zorgde ervoor dat verpleegkundigen en artsen op dezelfde manier naar de planning keken. Dit resulteerde in een snellere opstart en minder vertragingen in de ochtend.
✔️ 5S-methodiek voor kamerindeling: Door een gestandaardiseerde indeling van de onderzoekskamers werd onnodige zoektijd geëlimineerd en werd de workflow soepeler.
✔️ Nieuwe prullenbakken: Verpleegkundigen moesten regelmatig handschoenen vervangen omdat prullenbakken met de hand werden geopend. De introductie van voetbediende prullenbakken bespaarde tijd en voorkwam extra handelingen.
✔️ Herziening van planningsparameters: De geplande onderzoekstijden werden aangepast op basis van werkelijke metingen, wat leidde tot een realistischer rooster en minder uitloop.
3. Borging en continue verbetering
Een cruciaal onderdeel van Lean is het waarborgen van verbeteringen en het stimuleren van een cultuur van continu verbeteren. Daarom werden de volgende maatregelen genomen:
✔️ Wekelijkse audits om te controleren of de 5S-methodiek werd nageleefd.
✔️ KPI-monitoring: De effectiviteit van de planning werd structureel gemeten en bijgestuurd waar nodig.
✔️ Betrekken van medewerkers: Door verpleegkundigen actief te betrekken bij het verbeterproces, werd er draagvlak gecreëerd voor blijvende verandering.
De resultaten: een efficiënter en beter voorspelbaar proces
Dankzij deze Lean-verbeteringen werd de effectiviteit van de planning van 96,9% naar 98% verhoogd en werd er 188 uur overwerk per jaar bespaard. Dit had direct merkbare voordelen:
📉 Minder wachttijd en vertragingen door een betere afstemming van begintijden en efficiëntere omsteltijden.
📈 Hogere werktevredenheid onder verpleegkundigen door een voorspelbaarder rooster en minder werkdruk.
💰 Lagere kosten door een afname van overwerk en verspilde arbeidstijd.
Deze case laat zien hoe Lean-methodieken concrete verbeteringen in de zorg kunnen realiseren. Door kritisch naar processen te kijken, verspilling te elimineren en medewerkers actief te betrekken, kunnen zorginstellingen hun efficiëntie aanzienlijk verhogen zonder in te leveren op kwaliteit.
Wil jouw organisatie ook processen optimaliseren en slimmer werken? Neem contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Comments